REGULAMIN

Postanowienia ogólne
§ 1

Niniejszy dokument jest regulaminem II Ogólnopolskiej Fotograficznej Konferencji Naukowej „Widzenie siebie”, która w dalszej części regulaminu nazywana będzie „Konferencją”.
Przez następujące określenia użyte w niniejszym Regulaminie rozumie się:
Organizatorzy Konferencji – Akademia Sztuk Pięknych w Katowicach oraz Stowarzyszenie Fotograficzne Fotobzik;
Uczestnik czynny – osoba fizyczna która dokonała rejestracji na Konferencję poprzez wysłanie: formularza zgłoszeniowego na Konferencję, abstraktu, zdjęcia i krótkiej informacji o sobie, została zakwalifikowana na Konferencję oraz która uiściła opłatę konferencyjną (§ 3 w związku z § 4 niniejszego Regulaminu) ;
Uczestnik bierny – osoba fizyczna, która nie jest Uczestnikiem czynnym, która dokonała rejestracji na Konferencję poprzez wypełnienie formularza, który zostanie zamieszczony na stronie internetowej Konferencji http://www.widzeniesiebie.com i nie otrzymała od Organizatorów Konferencji informacji o braku zakwalifikowania na Konferencję;
Uczestnik – bez podania dodatkowego określenia, każdy uczestnik Konferencji, czynny jak i bierny.
1. Organizator Konferencji zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian w programie Konferencji i zobowiązuje się do ich publikowania na bieżąco na stronie internetowej Konferencji.
2. Oficjalny serwis internetowy Konferencji znajduje się pod adresem http://www.widzeniesiebie.com
3. Językiem Konferencji jest: język polski.
4. Przepisy niniejszego Regulaminu określają sposób zgłoszenia uczestnictwa i zasady udziału Uczestników w Konferencji.

Konferencja
§ 2

Konferencja odbędzie się w dniach 16 do 17 listopada 2017 r. w Akademii Sztuk Pięknych w Katowicach, ul. Raciborska 50, 40-074 Katowice, w sali kinowej.
W ramach Konferencji odbędą się wykłady i dyskusje podczas paneli tematycznych oraz wydarzenia towarzyszące, w których zasady uczestnictwa zostały dookreślone w niniejszym Regulaminie.
Organizatorzy Konferencji zastrzegają sobie możliwość odwołania Konferencji w sytuacji, gdy liczba zgłoszonych abstraktów będzie mniejsza niż 10, większość z Uczestników czynnych złoży oświadczenie o rezygnacji z udziału w Konferencji przed datą rozpoczęcia Konferencji, nie zgłosi się co najmniej 20 uczestników biernych do dnia 10.11.2017 r., a także wówczas, gdy wystąpią inne przyczyny uniemożliwiające terminowe i należyte przeprowadzenie Konferencji. W sytuacji odwołania Konferencji każdemu Uczestnikowi czynnemu przysługuje zwrot całości uiszczonej opłaty konferencyjnej.
Zasady uczestnictwa w Konferencji

Zasady uczestnictwa w Konferencji
§ 3

Do aktywnego uczestnictwa w Konferencji uprawnieni są studenci, doktoranci, pracownicy naukowi oraz specjaliści, którzy dokonają zgłoszenia w terminie do dnia 30 września 2017 r. do godziny 23:59 na adres widzeniesiebie@asp.katowice.pl według formularza dostępnego na stronie internetowej Konferencji oraz po przesłaniu informacji o zakwalifikowaniu zgłoszenia, w terminie wskazanym w §4 ust. 1 uiszczą należną opłatę i prześlą dowód wpłaty, z zastrzeżeniem § 4 ust. 2 pkt 2). Kwalifikacja zgłoszeń odbywa się w pierwszym etapie na podstawie spełnienia wymogów formalnych oraz oceny merytorycznej abstraktu (ocena ma charakter uznaniowy), w drugim etapie decyduje terminowe uiszczenie należnej opłaty i przesłanie potwierdzenia wpłaty.
Do formularza zgłoszeniowego, o którym mowa w ust. 1 należy dołączyć abstrakt (1200 –1500 znaków) oraz zdjęcie z krótką informacją o sobie (osiągnięcia, publikacje, projekty etc.).
Organizatorzy Konferencji mają prawo przedłużyć termin zgłoszeń.
Uczestnik zobowiązuje się do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełnienia formularza zgłoszeniowego.
Organizatorzy Konferencji nie ponoszą odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do formularza zgłoszeniowego błędnych danych Uczestnika oraz w przypadku uczestników czynnych za treści zawarte w przesłanych abstraktach.
Decyzja o przyjęciu lub odrzuceniu zgłoszenia (dot. czynnego udziału) zostanie nadesłana do dnia 13 października 2017 r. na adres e-mail podany w formularzu zgłoszeniowym.
Organizatorzy Konferencji zastrzegają sobie prawo do dysponowania listą Uczestników w celu prawidłowego zorganizowania i realizacji Konferencji.
Przesłanie wypełnionego formularza zgłoszeniowego oznacza akceptację niniejszego Regulaminu oraz zobowiązanie się do przestrzegania przepisów porządkowych, a także innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem, a Organizatorami Konferencji.
Prawo do wygłoszenia referatu przysługuje jedynie Uczestnikowi, który po nadesłaniu kompletnego formularza zgłoszeniowego, na podstawie abstraktu został zakwalifikowany przez Organizatorów Konferencji do udziału czynnego w Konferencji i spełnił wymogi z § 4.
Integralną częścią zgłoszenia czynnego udziału w Konferencji, jest uiszczenie opłaty konferencyjnej określonej w § 4, i przesłanie dowodu wpłaty na adres: widzeniesiebie@asp.katowice.pl.
Uczestnik Konferencji może zrezygnować z uczestnictwa. Oświadczenie o rezygnacji z udziału w Konferencji Uczestnik wysyła na adres: widzeniesiebie@asp.katowice.pl
W przypadku rezygnacji z udziału w Konferencji, dokonanego nie później niż 14 dni przed terminem planowanej Konferencji, Uczestnikowi czynnemu przysługuje zwrot pięćdziesięciu procent wpłaconej opłaty konferencyjnej.
W sytuacji, gdy rezygnacja nastąpi w terminie późniejszym zwrot opłaty konferencyjnej nie przysługuje.

Opłaty
§ 4

Warunkiem aktywnego udziału w Konferencji jest uiszczenie opłaty konferencyjnej oraz przesłanie dowodu wpłaty na adres: widzeniesiebie@asp.katowice.pl do dnia 22 października 2017 r.
Wysokość opłaty konferencyjnej:
150 zł – opłata standardowa;
z opłaty konferencyjnej zwolnieni są goście specjalni (decyzję w zakresie zwolnienia z opłaty konferencyjnej podejmują Organizatorzy).

Dane do dokonywania wpłat:

Akademia Sztuk Pięknych w Katowicach

ING Bank Śląski SA

84 1050 1214 1000 0007 0000 7826

Tytuł przelewu: opłata konferencyjna Widzenie siebie oraz imię i nazwisko prelegenta.

Brak uregulowania należnej opłaty konferencyjnej i przesłania potwierdzenia wpłaty w terminie upoważnia Organizatorów Konferencji do anulowania zgłoszenia uczestnictwa, bez ponoszenia z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej.
W ramach opłaty konferencyjnej Uczestnikowi czynnemu przysługuje ciepły posiłek w dniu wygłaszania referatu.
Bierne uczestnictwo w Konferencji jest nieodpłatne, istnieje możliwość wcześniejszej rejestracji i rezerwacji miejsc, w terminie wskazanym ust. 6
Organizatorzy Konferencji udostępniają 90 miejsc siedzących podlegających wcześniejszej rezerwacji, która potrwa od dnia 22.09.2017 do dnia 10.11.2017. Rezerwacji można dokonać wypełniając formularz zgłoszeniowy, który zostanie zamieszczony na stronie internetowej Konferencji http://www.widzeniesiebie.com. Informacja o braku zakwalifikowania zostaje przesłana na adres e-mail zgłaszającego podany w formularzu zgłoszeniowym.
Każdy bierny uczestnik może zarezerwować tylko jedno miejsce.
Organizatorzy Konferencji mogą odmówić Uczestnikowi udziału w konferencji w uzasadnionych okolicznościach np. względy bezpieczeństwa, ograniczenia miejscowe, treść abstraktu nie została zakwalifikowana przez Organizatorów Konferencji do wygłoszenia na Konferencji. W przypadku odmowy nie
przysługują takiej osobie żadne roszczenia odszkodowawcze.
Każdy Uczestnik koszty pobytu i przejazdu na Konferencję i z Konferencji pokrywa we własnym zakresie. Po rządek Konferencji oraz zasady wystąpień

Po rządek Konferencji oraz zasady wystąpień
§ 5

Przed wygłoszeniem referatu, należy się zarejestrować i pobrać identyfikator w miejscu do tego przeznaczonym.
Uczestnicy czynni, którzy pragną do wystąpienia załączyć prezentacje multimedialne zobowiązani są przesłać gotowy materiał do dnia 31 października 2017 r. do godziny 23:59 na adres: widzeniesiebie@asp.katowice.pl
Organizatorzy Konferencji zastrzegają iż Uczestnicy czynni powinni przygotować wypowiedzi ustne (referaty powinny być wygłaszane, a nie czytane).
Czas na wygłoszenie referatu to odpowiednio:
– 20 min dla każdego prelegenta/czynnego uczestnika
– 30 min dla zaproszonych przez Organizatora gości specjalnych
Po każdym z paneli przewidziana jest dyskusja i przerwa kawowa.
Certyfikat potwierdzający uczestnictwo w Konferencji zostanie wydany przez Organizatorów Konferencji w punkcie rejestracyjnym, jedynie Uczestnikom czynnym, pod warunkiem wygłoszenia referatu w czasie Konferencji.
Uczestnicy bierni zobowiązani są do dokonania rejestracji w dniu Konferencji w punkcie rejestracyjnym.
Uczestnicy bierni nie otrzymują certyfikatów potwierdzających uczestnictwo (możliwe jest wydanie przez Organizatorów Konferencji zaświadczenia o uczestnictwie w konferencji, wydawane na prośbę zainteresowanego uczestnika biernego, zgłoszenia w tym zakresie są przyjmowane w punkcie rejestracyjnym
w dniu rozpoczęcia Konferencji przed jej rozpoczęciem.

Publikacja pokonferencyjna
§ 6

Uczestnik czynny, który wygłosił referat na Konferencji ma możliwość opublikowania swojego referatu w planowanym wydawnictwie pokonferencyjnym – Organizatorzy Konferencji podadzą szczegóły
dotyczące publikacji w terminie późniejszym. Po stanowienia końcowe

Po stanowienia końcowe
§ 7

Zgłoszenie każdego Uczestnika ( w tym biernego na podstawie rejestracji) do udziału w Konferencji jest równoznaczne z wyrażeniem przez niego zgody na przetwarzanie jego danych osobowych (jakie uzyskali od niego Organizatorzy Konferencji) przez Organizatorów Konferencji na zasadach wynikających
z ogólnie obowiązujących przepisów prawa, ze szczególnym uwzględnieniem ustawy o ochronie danych osobowych, w celu prawidłowej organizacji i realizacji Konferencji.
Konferencja będzie filmowana i fotografowana przez Organizatora Konferencji.
Zgłoszenie uczestnictwa ( w tym biernego na podstawie rejestracji) jest równoznaczne odpowiednio w zależności od rodzaju uczestnictwa (czynne, czy bierne) z: wyrażeniem przez Uczestnika nieodpłatnej zgody na:
• publikację materiałów dotyczących jego osoby, sylwetki (uczestnika czynnego) wydawanych przez Organizatorów Konferencji w związku z organizacją, realizacją, informacją i promocją Konferencji oraz w materiałach informacyjnych wydawanych przez Organizatorów Konferencji (łącznie lub każdego
z osobna) w celu informowania o prowadzonej przez nich działalności i zrealizowanych projektach.
Wskazane materiały mogą być wydawane i rozpowszechniane w wersji drukowanej i/lub w wersji elektronicznej w tym w Internecie – na stronie www, za pośrednictwem kont portali społecznościowych;
• na sporządzenia materiału audiowizualnego i fotograficznego dokumentującego organizację i realizację Konferencji, w tym do nagrywania, filmowania i fotografowania (dot. każdego uczestnika);
• wykorzystanie swojego wizerunku w materiałach promocyjnych i informacyjnych wydawanych w związku z organizacją i realizowanymi Konferencji oraz w materiałach, o których mowa w pkt. 1b). i 1 c). (dot. odpowiednio uczestnika czynnego i biernego).
• oświadczeniem Uczestnika, iż Organizatorzy Konferencji mają prawo do rozporządzania materiałem, o którym mowa w pkt. 1b) na następujących polach eksploatacji:
• do nadawania go w ramach audycji telewizyjnej, radiowej, reportażu lub transmisji telewizyjnej, radiowej za pomocą wizji i fonii przewodowej i bezprzewodowej, także stereofonicznie, przez stacje naziemne i za pośrednictwem satelity, w tym także w ramach tzw. “platform cyfrowych”, w sieciach telekomunikacyjnych lub multimedialnych lub innych systemach przekazu ( w tym tzw. simulcasting);
• do nadawania go w materiałach promocyjnych, za pomocą wizji i fonii przewodowej i bezprzewodowej, także stereofonicznie, przez stacje naziemne i za pośrednictwem satelity, w tym także w ramach tzw. “platform cyfrowych” w sieciach telekomunikacyjnych lub multimedialnych lub innych systemach
przekazu ( w tym tzw. simulcasting),
• do wszelkiego utrwalania zarejestrowanego materiału, w tym wprowadzanie do pamięci komputera lub innego urządzenia, na wszelkich nośnikach, w jakiejkolwiek technice ( w tym cyfrowej), systemie lub formacie, zapisem mechanicznym, optycznym, magnetycznym, elektronicznym lub innym;
drukiem, na nośnikach audio lub video, nośnikach światłoczułych, magnetycznych, optycznych, dyskach, nośnikach komputerowych i wszelkich innych nośnikach zapisów i pamięci;
• do wszelkiego zwielokrotniania, w tym; techniką magnetyczną na kasetach video, audio, dyskach audiowizualnych, audialnych, techniką światłoczułą i cyfrową, drukiem, techniką zapisu komputerowego zarejestrowanego materiału, reemisji zarejestrowanego materiału;
• do wszelkiego publicznego udostępniania zarejestrowanego materiału, w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, w tym poprzez sieci kablowe, telekomunikacyjne lub multimedialne, w tym Internet.;
• wraz z wyłącznym prawem zezwalania na wykonywanie zależnego prawa autorskiego. Rozporządzenie prawami, o których mowa w pkt. 2) nie jest ograniczone ani czasowo ani terytorialnie. oświadczeniem, iż Organizatorzy Konferencji mają prawo:
• w przypadku stworzenia w trakcie realizacji czynności, o których mowa w pkt. 1b) nowych utworów mogących stanowić odrębny przedmiot własności praw autorskich, majątkowe prawa autorskie do tych utworów będą przysługiwać Organizatorom, chyba że co innego wynika z umów szczególnych
zawartych z osobami trzecimi. Rozporządzenie prawami do tzw. „nowych utworów”, o których mowa w poprzednim zdaniu nie jest ograniczone ani czasowo, ani terytorialnie;
• komercyjnego rozpowszechnienia materiałów stworzonych w trakcie realizacji czynności o których mowa w pkt. 1b), bez zgody i bez wynagrodzenia dla Uczestnika;
• referat zaprezentowany na Konferencji jest wynikiem jego wyłącznej pracy twórczej i nie naruszają praw autorskich innych osób (dot. Uczestnika czynnego);
• prawa autorskie do referatu zaprezentowanego na Konferencji nie są ograniczone w zakresie objętym niniejszym oświadczeniem (dot. Uczestnika czynnego);
• ponosi pełną odpowiedzialność odszkodowawczą w przypadku złożenia niezgodnych z prawdą oświadczeń, o których mowa w niniejszym Regulaminie
Organizatorzy Konferencji nie ponoszą odpowiedzialności za wszelkie zachowania Uczestnika, które skutkują wyrządzeniem szkody na mieniu lub osobie, a które powstały w trakcie realizacji/ w związku z realizacją Konferencji. Uczestnik jest zobowiązany we własnym zakresie naprawić wyrządzone
w sposób wskazany w zdaniu poprzednim szkody.
Uczestnikowi, z tytułu odwołania przez Organizatorów Konferencji przedmiotowej Konferencji nie przysługują żadne roszczenia ( w tym odszkodowawcze), z zastrzeżeniem iż Uczestnikowi czynnemu
przysługuje w takiej sytuacji zwrot uiszczonej opłaty konferencyjnej
Organizatorzy Konferencji nie ponoszą odpowiedzialności za przedmioty Uczestników zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
Organizatorzy Konferencji zastrzegają sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu i zobowiązują się do bieżącego poinformowania o tym na stronie internetowej Konferencji.
W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.
Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa czynnego lub biernego w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników w zakresie do nich przypisanym.
Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Akademii Sztuk Pięknych w Katowicach, chyba że przepisy powszechnie obowiązującego
prawa stanowią inaczej.

Regulamin Konferencji do pobrania